Proforma invoice: confira as 5 principais informações sobre este documento

As atividades de importação e exportação são repletas de burocracia. São muitos documentos a serem emitidos e preenchidos para garantir a conformidade legal e o êxito de uma organização que pratica o comércio exterior. Um deles é a Proforma Invoice.

Esse documento não possui validade fiscal, ou seja, não tem direito à dedução. Porém, sua função é muito relevante nas operações internacionais, auxiliando nas negociações entre compradores e vendedores.

Mesmo com sua importância e largo uso, ainda existe uma série de dúvidas sobre a Proforma Invoice que dificultam a gestão estratégica. Por isso, preparamos este post listando as 5 principais informações sobre esse documento. Confira!

1. O que é Proforma Invoice?

A Proforma Invoice, também chamada de Fatura Proforma, é um documento informativo que registra e formaliza a intenção de compra e venda. Ou seja, ela é como um orçamento, uma proposta de negociação.

A fatura pode ser aprovada ou reprovada por parte do importador, uma vez que não é um documento oficial. Sua emissão não gera obrigação de pagamento, apenas comunica a cotação de determinado produto.

2. Para que esse documento é utilizado?

O documento tem diversas funcionalidades para o comércio exterior, dando início ao contrato de compra e venda internacional. Todas as transações futuras são amparadas e realizadas com base nessa fatura. Por isso, ela fornece as instruções para a elaboração da Fatura Comercial definitiva.

Além disso, uma Proforma Invoice válida reúne os dados necessários para emitir a carta de crédito e também é usada para gerar a Licença de Importação (LI) Prévia, ou seja, antes mesmo de ter a documentação oficial e habilitando o fechamento de câmbio antecipado.

3. Quem é o responsável pela emissão?

O próprio exportador se responsabiliza por emitir a Fatura Proforma, em papel timbrado de sua empresa. No entanto, o importador que deve solicitar sua emissão logo no começo da negociação.

Ao fazer o pedido, o comprador deve fornecer todas as informações obrigatórias, que explicaremos a seguir. Afinal, os erros nesses dados são considerados de sua responsabilidade. O documento deve ser preenchido em inglês ou no idioma nativo do importador.

4. O que deve constar na Fatura Proforma?

Não existe um modelo predefinido e oficial que deve ser seguido na elaboração do documento. Contudo, há alguns elementos indispensáveis para que uma Proforma Invoice esteja correta. São os principais:

• nome e endereço do importador;
• nome e endereço do exportador;
• descrição completa das mercadorias (quantidade de itens, preço unitário, valor total, etc.);
• peso bruto e líquido;
• modo de pagamento;
• condições de venda (Incoterms);
• local de embarque e de destino;
• previsão de entrega;
• validade da proposta;
• indicação de que o documento não serve de fatura.

5. Quais são os processos necessários para emiti-la?

Assim que o comprador solicita a Fatura Proforma e fornece os dados para seu preenchimento, o vendedor deve emitir uma via e enviar para que o importador deixe sua assinatura. Para isso, pode ser utilizado tanto o meio eletrônico quanto o correio.

Logo após a assinatura, a compra é confirmada, dando início ao processo de importação. Assim, esse documento é substituído pela Fatura Comercial. Vale lembrar que a Proforma tem prazo de validade e é preciso estar atento para que ela não passe do prazo. Recomenda-se pedir ao exportador uma validade de, pelo menos, 90 dias.

Por não possuir valor contábil ou jurídico, a Fatura Proforma é esquecida muitas vezes. No entanto, esse documento exerce um papel fundamental nas operações de comércio exterior. Sendo assim, é recomendado solicitar sua emissão antes de efetuar qualquer compra internacional. Não meça esforços para garantir o sucesso das negociações feitas por sua empresa!

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