A gestão de um negócio que atua no mercado internacional é impossível sem a apuração de relatórios de importação e exportação. A sua relevância é muito abrangente, já que as decisões tomadas sem informações concretas aumentam os riscos de forma significativa.
Em outras palavras, o gestor deve conhecer o estado atual do seu negócio para planejar as ações futuras que serão responsáveis por possibilitar o alcance dos objetivos organizacionais.
Por isso, quando uma empresa tem processos de trabalho precisos, que se encontram em conformidade com normas internacionais, esse é o fruto do trabalho de profissionais que aperfeiçoaram a metodologia de controle por meio da análise de relatórios de desempenho.
Você gostaria de saber a importância e como esse tipo de procedimento pode favorecer a sua empresa? Então, prossiga com a leitura e saiba como obter resultados cada vez mais satisfatórios!
O que são relatórios de importação e exportação?
A construção de relatórios de importação e exportação tem o objetivo de consolidar um amplo volume de informações sobre o desempenho de uma empresa em um determinado período. Demonstrações contábeis, indicadores de produtividade e resultados financeiros são exemplos utilizados, de forma habitual, no ambiente corporativo.
Porém, as atividades de importação e exportação requerem o desenvolvimento de diagnósticos personalizados, de acordo com a natureza dos seus processos. Por esse motivo, entre os exemplos mais utilizados, podemos citar:
- variação cambial;
- apurações fiscais;
- número de pedidos em trânsito;
- volume de vendas para o exterior;
- volume de compras de origem estrangeira;
- índice de pedidos retidos em fiscalização aduaneira.
Qual é a importância dos relatórios gerenciais para a gestão?
O seu principal mérito está na capacidade de agregar conteúdo inteligente, possibilitando que os fluxos de trabalho e informação sejam aprimorados para alcançar a sua capacidade máxima.
Propicia o aumento da produtividade
Os relatórios de importação e exportação gerencial de boa qualidade é um fator fundamental para a gestão e para dar suporte à tomada de decisões objetivas e eficazes. Afinal, dentro de um mesmo empreendimento, existem gestores com necessidades distintas quanto à apuração dos resultados.
Em outras palavras, o departamento financeiro depende de indicadores econômicos, enquanto a área de vendas requer informações mercadológicas. Contudo, existe um aspecto que é comum a todas as áreas: a produtividade.
Os custos operacionais e os níveis de produção são informações gerenciais que merecem atenção pela sua influência direta na lucratividade. Por meio delas, é possível dimensionar o tamanho das equipes para lidar com a demanda de trabalho, otimizar a utilização dos recursos e a gestão do tempo dos profissionais.
O objetivo é fazer mais e obter melhores rendimentos com o mesmo time e a mesma infraestrutura física, equipamentos e aparato tecnológico. Com isso, é possível elevar os níveis de produtividade para patamares mais rentáveis.
Permite a criação de melhorias nos processos
Uma das vantagens da visibilidade sobre os resultados é a capacidade de revisar os processos internos de sua empresa. Quando um gargalo ou problema é identificado com base no seu impacto no desempenho, é possível:
- analisar as suas causas;
- desenvolver soluções;
- realizar testes;
- implementar propostas de melhoria;
- avaliar as repercussões; e
- identificar se o problema foi solucionado da melhor forma possível.
Facilita a tomada de decisões
A criação de relatórios de importação e exportação voltados para a tomada de decisão exige que o seu conteúdo seja um reflexo do planejamento organizacional.
Suponhamos que um de seus objetivos estratégicos é aumentar o volume de vendas e conquistar maior participação no mercado estrangeiro. Isso quer dizer que o relatório destinado ao gestor deverá ter informações importantes sobre o desempenho atual e indicações de medidas que podem facilitar o alcance do propósito.
Quanto mais qualificados e claros forem os registros internos, mais apurada será a capacidade do usuário de interpretar os resultados e extrair conclusões sobre quais decisões devem ser tomadas.
Fornece informação sobre o desempenho da organização por meio dos relatórios de importação e exportação
A apuração da performance geral da empresa deve ser baseada em dados de origem tanto quantitativa, que podem ser expressos numericamente, quanto qualitativa, que são dotados de subjetividade, para fornecer uma imagem mais ampla e condizente com a realidade. Alguns dos exemplos mais usados são:
- indicadores qualitativos: desempenho da equipe, alcance de metas departamentais, relação com parceiros e fornecedores, nível de satisfação dos clientes e o índice de qualidade dos produtos;
- indicadores quantitativos: volume de vendas e compras, prazo de entrega, total de pedidos em atraso e o volume produzido.
Proporciona a redução de custos
O vínculo entre os custos e a lucratividade tem ampla relação com a rentabilidade de um negócio de comércio exterior. Isso ocorre porque a formação da política de preços de vendas depende do desembolso financeiro e do tempo gasto pela equipe no processamento de cada tarefa.
As demonstrações contábeis e relatórios do fluxo de caixa são fontes importantes de dados que podem ser analisados para identificar oportunidades de redução de gastos, direcionamento de investimentos para opções mais rentáveis e aumento da entrada de receitas.
Favorece a comunicação entre os departamentos
A integração entre as atividades de cada área e o sistema necessário para realizar a sua gestão são responsáveis por favorecer a comunicação interdepartamental, bem como entre clientes e parceiros.
Esse é um indicador que reflete a eficiência individual e sua influência nos resultados gerais. Como resultado, é possível simplificar atividades, evitar redundância nos controles de relatórios de importação e exportação e compartilhar informações para que os profissionais da área permaneçam focados na gestão das operações.
Reduz as falhas humanas e retrabalhos
A automatização das formas de coletas e processamento de dados é uma das palavras-chaves para a execução desse tipo de atividade. Portanto, os sistemas de gestão são ferramentas fundamentais para auxiliar os profissionais responsáveis em seu dia-a-dia.
Para empresas que lidam com um grande volume de dados e transações, é praticamente impossível manter os controles manuais, que podem causar:
- perda de dados;
- instâncias de retrabalho;
- inconsistência das informações;
- erros causados pela intervenção humana.
Com a ação de um sistema integrado como o Conexos Cloud — que foi desenvolvido para o comércio exterior e que, além da automação, conta com robôs, oferece integração com o SISCOMEX e utiliza uma plataforma na nuvem —, você pode fazer tudo isso e organizar seus relatórios de importação e exportação de maneira simples!
A percepção dos gestores é muito positiva quando eles utilizam relatórios de importação e exportação, pois estes suprem as necessidades de informação e auxiliam na tomada de decisões. Por isso, a confiabilidade dos registros e o desenvolvimento de controles adequados às suas finalidades contribuem de forma significativa para o alcance dos objetivos organizacionais.
Agora que você já conhece a importância de relatórios de importação e exportação, já pode entrar em contato conosco em nosso site. Acesse e conheça as soluções que desenvolvemos para as suas necessidades de softwares integrados.
