Décadas atrás um ERP era essencialmente uma ferramenta que centralizava e organizava processos empresariais em um sistema integrado. Contudo, os ERPs de hoje pouco se assemelham aos de antigamente.
Atualmente, esses softwares são soluções na nuvem que incorporam as mais recentes tecnologias, como Inteligência Artificial e Machine Learning, trazendo automação inteligente, eficiência ampliada e insights em tempo real para todo o negócio.
Além disso, softwares de Cloud ERP modernos integram operações internas a parceiros globais, proporcionando às empresas a colaboração, agilidade e velocidade necessárias para se manterem competitivas no mercado atual.
O que é um software ERP
Se ainda parece confuso, imagine que um software ERP é um sistema que permite computar as contas a pagar, as vendas, os pedidos a fornecedores e a folha de pagamento dos funcionários, além de manter um acompanhamento do estoque e emitir nota fiscal.
Essas e outras funcionalidades eliminam a necessidade de a empresa ter uma ferramenta para cada departamento, permitindo um controle maior da saúde financeira do negócio, facilitando as previsões e o entendimento de seu momento atual.
Os módulos de um software ERP mais comuns são:
- Finanças e contabilidade: este módulo ajuda a gerenciar o fluxo de caixa, contabilidade, contas a pagar e receber, e outros aspectos financeiros da empresa.
- Recursos Humanos (RH): gerencia aspectos como folha de pagamento, benefícios, recrutamento, avaliações de desempenho e gerenciamento de talentos.
- Produção: ajuda na programação da produção, controle de qualidade, demanda e previsão de fornecimento.
- Vendas e Distribuição: gerencia vendas, pedidos de clientes, entregas, faturamento e qualquer pós-venda necessário.
- Compras: trata de compras de materiais, gestão de fornecedores e contratos.
- Gestão de Inventário: controla níveis de estoque, armazenamento, ordens de reposição e outros aspectos relacionados ao inventário.
- Planejamento de Necessidades de Produção (MRP): ajuda a garantir que os materiais estejam disponíveis para produção e produtos disponíveis para entrega aos clientes.
- Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM): foca na gestão de interações com clientes atuais e potenciais.
- Gestão da Cadeia de Suprimentos (SCM): gerencia o fluxo de produtos, informações e finanças entre as partes interessadas na cadeia de suprimentos.
- Gestão de Projetos: ajuda a planejar, executar e fechar projetos.
Implementação de um software ERP
Estes são apenas alguns dos módulos ERP mais comuns. Dependendo do fornecedor e das necessidades específicas da empresa, podem existir muitos outros módulos disponíveis.
Os sistemas ERP podem ser implementados de várias maneiras, dependendo das necessidades, recursos e objetivos estratégicos da organização. Os tipos mais comuns de implementação ERP são:
Cloud ERP (ERP baseado em nuvem):
- O software ERP é hospedado na nuvem sendo disponibilizado como um serviço por assinatura via Internet;
- O fornecedor do software geralmente cuida da manutenção, atualizações e segurança;
- Vantagens incluem custos iniciais mais baixos, maior escalabilidade e agilidade, e integração mais fácil;
- Atualmente, é o método de implementação mais popular.
ERP on premise (ERP local):
- Este é o modelo tradicional onde o software ERP é instalado e executado nos servidores da própria empresa, geralmente em um data center;
- A instalação, manutenção do hardware e do software são responsabilidades da equipe da empresa;
- Muitas empresas estão substituindo seus sistemas ERP on premise por implementações na nuvem – lembrando que isso requer planejamento cuidadoso e avaliação criteriosa.
ERP híbrido:
- É uma combinação dos modelos Cloud ERP e on premise;
- Alguns aplicativos e dados ERP estão na nuvem, enquanto outros estão localmente (on premise);
- Às vezes, é referido como “ERP de duas camadas”.
Cada tipo de implementação tem seus próprios benefícios e desafios, e a escolha entre eles depende das necessidades específicas, recursos e objetivos estratégicos da organização.
Os benefícios de um software ERP
O ERP, no entanto, vai muito além de centralizar todas as informações de uma empresa. Ele ajuda na tomada de decisões, melhora a comunicação entre as equipes e, inclusive, aumenta a satisfação dos clientes além de outros benefícios, como:
Integração entre setores: melhora a comunicação entre diferentes departamentos e torna a comunicação ágil é um dos grandes problemas da maioria das empresas. Isso porque um software ERP permite padronizar processos e compartilhar informações valiosas.
Dessa forma, a comunicação é otimizada e os recursos passam a ser compartilhados e, até mesmo, economizados. Além disso, é possível evitar duplicação de compras ou atrasos em projetos e pagamentos importantes simplesmente porque alguém esqueceu de enviar um e-mail cobrando o responsável;
Minimização de erros: processos manuais e que dependem exclusivamente de pessoas estão suscetíveis a erros. Infelizmente, confiar ações importantes do negócio para pessoas é sinônimo de contar com a sorte e, por isso, a tecnologia é tão importante.
Com um software ERP, tudo fica cadastrado e disponível para consulta, além da possibilidade de automatizar processos e criar lembretes para ações. Dessa forma, os índices de falha diminuem, uma vez que as chances de alguém esquecer uma atividade ou de um erro passar desapercebido serão muito menores;
Otimização de processos: quando é possível visualizar todos os processos e atividades de um negócio, fica muito mais fácil de tomar decisões ágeis e adequadas.
Isso permite detectar os gargalos da empresa e otimizar processos a tempo, evitando grandes perdas de dinheiro e, claro cortando custos que podem estar sufocando a saúde financeira do negócio;
Estratégia inteligente: analisar os dados certos e, a partir daí, extrair informações valiosas que permitam se destacar dos concorrentes e lançar produtos ou serviços com alto valor agregado para os clientes é o equivalente a encontrar o pote de ouro no mundo dos negócios.
Para isso, porém, é preciso acompanhar os indicadores da empresa e ficar atento para pontos que precisam ser corrigidos e vantagens que devem ser melhores exploradas. Novamente, o software ERP é um grande parceiro do seu negócio nessa atividade, uma vez que permite monitorar informações valiosas e, assim, transformá-las em vantagem competitiva;
Satisfação dos clientes: todas as vantagens que listamos acima fará com que a empresa se torne mais produtiva, diminua custos e melhore seus produtos e serviços. Esse cenário rapidamente será refletido em clientes mais satisfeitos, aumentando as vendas e a lucratividade da empresa.
Integração com ERP
Os sistemas ERP atuais oferecem uma vasta gama de funcionalidades empresariais. No entanto, muitas vezes é necessário fazer conexão e sincronização com outras fontes de dados, soluções específicas e até outros ERPs.
A integração proporciona uma visão unificada das informações de diferentes sistemas, melhorando a eficiência dos processos de negócios e colaboração entre setores.
Por exemplo, um software ERP tradicional geralmente não é ideal para gerenciar as especificidades das operações de comércio exterior. Assim, é importante integrar uma plataforma especializada em comex, como o Conexos Cloud, ao seu sistema de gestão.
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Essa necessidade fica ainda mais evidente quando falamos de empresas com operações em múltiplos países, que ao utilizar sistemas como o SAP, por exemplo, percebem a necessidade de um software adicional que seja especializado, para complementá-lo, visto que um software especialista em comércio exterior é essencial não apenas para garantir conformidade com as regulamentações locais, mas também para auxiliar na gestão integrada de todas as operações internacionais.
Os sistemas ERP modernos são flexíveis e podem ser integrados a vários produtos de software usando ferramentas como APIs.
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