A tecnologia mudou a vida corporativa em diversos aspectos. Um deles é a emissão de notas fiscais tanto de mercadorias quanto de serviços, já que a versão eletrônica delas chegou para ficar. Ainda é comum, porém, que as organizações tenham dificuldade para garantir que as notas fiscais eletrônicas sejam geradas da forma correta.
Um dos métodos mais eficazes para gerar uma Nota Fiscal Eletrônica de Serviço (NFe) sem erros é usar um sistema integrado de informações. E a melhor forma de fazer isso é usando um sistema de gestão empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning) integrado a uma ferramenta de emissão de NFe.
Confira, a seguir, as dicas que preparamos para sua empresa evitar problemas operacionais na emissão, na recepção e no arquivamento das NFes. Boa leitura!
Organização das informações
Ter todas as notas fiscais eletrônicas emitidas e recebidas organizadas facilita o trabalho de administração da empresa. Quando todas as informações estão em um único sistema, o monitoramento das movimentações internas da companhia fica descomplicado e as melhorias na gestão são evidentes.
Isso vem naturalmente com a automação desse processo, que permite que esses documentos sejam localizados de forma mais fácil, prática e segura, tornando seu controle mais preciso. Com tudo automatizado, o preenchimento é automático a partir do cadastro das notas fiscais eletrônicas de entrada no sistema.
Essa integração elimina (ou reduz muito) os erros e as falhas, prevenindo inconsistências. Além disso, acaba com a necessidade de preencher cada nota individualmente (com o devido cálculo dos impostos ou a geração de guias para o pagamento em papel).
Autoridades fiscais
As entidades governamentais recebem as NFes automaticamente quando elas são emitidas, o que facilita a fiscalização. Para que sejam geradas, são necessárias uma assinatura digital e uma autorização de uso, o que facilita o controle por parte das autoridades.
Além da emissão de NFes ficar mais prática e rápida, o uso de um sistema integrado permite fazer cópias de segurança. E, na hora de enviar a nota para o cliente, o processo é bem simples: podendo ser transmitida via webservice, o que permite uma automação do processo de envio e de consulta (com services síncronos e assíncronos).
O processo de Emissão de notas fiscais eletrônicas de service vem sendo adotado em larga escalas por diversas prefeituras e está se expandindo.
Controle administrativo das notas fiscais eletrônicas
Essas informações de entrada são relevantes para controle de estoque, financeiro, contábil e produção, entre outros. Antes da NFe, todos os dados tinham de ser inseridos manualmente no sistema de gestão. Isso demandava tempo e qualquer descuido terminava em erro — muitas vezes em cascata, atingindo várias áreas, pois em muitos casos temos o arquivo XML da nota fiscal fiscal emitida contra a empresa o que possibilita a importação dos dados para o sistema.
Para que o funcionamento desse processo seja realmente consistente, os sistemas precisam ter uma integração consolidada. Ou seja, enquanto a ferramenta de NFe recebe, valida, armazena e libera as informações, o ERP deve estar preparado para recebê-las.
Ele deve permitir que a solução de NFe repasse as informações extraídas dos XML. Se eles estiverem se comunicando da forma correta, o processo (da recepção do XML à inserção dos dados no sistema de gestão) é todo feito sem intervenção humana.
Em outras palavras, um software de gestão ajuda a economizar tempo e dinheiro no processo de emissão de NFes. Isso porque os processos de negócio são otimizados, o que permite ver com mais clareza o que ocorre dentro da companhia e, consequentemente, reduzir erros. Além disso, melhora a produtividade e a tomada de decisões.
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