É inegável que o SAP é o melhor ERP do mundo, sendo a escolha de grandes empresas, que geralmente tem seu capital aberto e lidam com complexas necessidades operacionais.
Entretanto, dificilmente uma empresa desse porte não irá lidar com o comércio exterior em algum momento, visto que estamos falando de empresas com operações em múltiplos países. Sendo assim, essas empresas enfrentam o desafio de adaptar-se às diferentes particularidades aduaneiras e de logística internacional; que é inerente do cenário de Comex.
Ao utilizar o sistema SAP, elas percebem a necessidade de um software adicional que seja especializado, para complementá-lo. Um software especialista em comércio exterior é essencial não apenas para garantir conformidade com as regulamentações, mas também para auxiliar na gestão integrada de todas as operações de comex.
Além disso existe o processo de “tropicalização do software”, ou seja, sua adaptação às especificidades regulatórias de cada região é fundamental. Softwares, como o GUEPARDO Global Trade by Conexos desempenham um papel crucial nesse processo, assegurando que o sistema funcione de maneira otimizada em cada localidade específica onde as empresas possuem operações.
Índice:
GUEPARDO Global Trade + SAP
Você já pode estar se perguntando: “Já utilizo um sistema de comércio exterior integrado ao meu SAP. Por que devo fazer a transição para o GUEPARDO?”
É um fato bem conhecido que o setor de comércio exterior tem sido, em grande parte, negligenciado em termos de inovação tecnológica. No entanto, a Conexos se destaca com um histórico de 25 anos no mercado.
Nossa solução é especializada em comércio exterior, atuando na integração, automação e otimização de operações de importação e exportação de ponta a ponta. Desenvolvemos nossa plataforma com o objetivo de aprimorar e otimizar a experiência de exportadores e importadores no complexo cenário do comércio exterior brasileiro, permitindo que as empresas se concentrem no que realmente importa: expandir seus negócios e conquistar novos mercados.
Nesse contexto, a integração GUEPARDO + SAP é o ponto-chave. Agora, como parte do grupo NTT DATA, desenvolvemos conjuntamente essa solução que aproveita a expertise de uma das maiores empresas de tecnologia do mundo, a NTT DATA (reconhecida por sua liderança e experiência em implementações de SAP) e da experiência da Conexos no mercado de comércio exterior.
Isso reduz riscos e torna o processo de integração desses dois sistemas mais seguro e eficiente, além de, possibilitar que as empresas aproveitem os benefícios dessa integração mais rapidamente, alternando facilmente entre as funcionalidades de ambas plataformas para otimizar a eficiência operacional.
A automação desempenha um papel crucial nessa eficiência. Com mais de 65 robôs, o GUEPARDO automatiza diversas tarefas, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade com as regulamentações locais e internacionais, além de assegurar que os processos de importação e exportação sejam ágeis, precisos e seguros.
Os robôs são ferramentas automáticas que enviam, buscam e atualizam informações de fontes online ou outros sistemas de gestão, com intervenção mínima ou nenhuma interferência humana. Por meio dos robôs, é possível automatizar processos operacionais, permitindo a leitura de grandes volumes de dados em sites e servidores governamentais, atualizando as informações diretamente no GUEPARDO, exibindo-as em sua tela.
Isso significa que: com os robôs do GUEPARDO global trade, é possível preencher lacunas nas funcionalidades do SAP, e alcançar uma automação de processos totalmente integrada com todos os setores da sua empresa, fornecedores e sistemas governamentais.
Atualmente, 70% do fluxo de importação é apoiado por robôs no GUEPARDO, reduzindo significativamente o tempo necessário para concluir as tarefas de importação.
No entanto, é importante ressaltar que os robôs não podem ser adquiridos ou instalados separadamente. Eles são projetados para funcionar em perfeita harmonia com nossa plataforma, garantindo que todas as funcionalidades e operações sejam completamente integradas e otimizadas, proporcionando a máxima eficiência e eficácia às suas operações!
Controles de comex essenciais
Operações de comércio exterior requerem um controle rigoroso e contínuo. Inclusive, pode-se dizer que um importador ou exportador que não está familiarizado com todas as etapas das operações de comex está colocando seu negócio em risco.
Do ponto de vista operacional, uma empresa que atua no ramo do comércio exterior e não mantém um controle efetivo das etapas de importação e exportação pode comprometer o próprio funcionamento do negócio.
Quando falamos de importar e exportar produtos vitais, como matéria-prima, é essencial ter um controle firme. Sem esses insumos, a empresa simplesmente não pode operar. Portanto, fazer previsões precisas e contar com informações valiosas torna-se crucial.
Existem também empresas que gerenciam um alto volume de processos de importação. Ao controlar essas operações usando planilhas, é importante estar ciente de que erros humanos podem ocorrer, comprometendo a saúde financeira da sua empresa.
E, mesmo com toda a eficácia do SAP, como já falamos antes, existem controles que você não pode deixar de fazer no Comex e que não são atendidos pelo sistema. Alguns desses controles críticos são:
Gestão de pedidos de compras internacionais (PO management)
O gerenciamento de pedidos de compra, conhecido como PO management ou PURCHASE ORDER, ganha camadas adicionais de complexidade em operações internacionais. Negociações além-fronteiras demandam atenção redobrada. Desafios como custos elevados em devoluções, tarifas, impostos e despesas de transporte internacional, bem como erros na entrega, podem acarretar perdas financeiras e complicações legais.
Assim, a gestão de pedidos internacionais exige uma expertise muito mais refinada do que a gestão de pedidos de compra nacionais.
Sistemas ERP tradicionais, como o SAP, muitas vezes não abordam completamente as nuances do comércio exterior. Daí a importância de integrar uma plataforma especializada ao seu ERP.
Esta integração enriquece a gestão do pedido de compra com informações cruciais, como tarifas, códigos de classificação, prazos estimados, regulamentações, taxas de câmbio e rastreamento em tempo real, otimizando o processo como um todo.
Gestão da logística internacional com tracking automatizado das cargas
A logística internacional apresenta desafios intrincados que vão além da simples movimentação de mercadorias. Desde a complexidade aduaneira em ambos os lados da transação até a necessidade de cumprir prazos rigorosos e escolher o modal de transporte ideal, cada etapa exige precisão.
O tempo de trânsito em pedidos de compra internacionais, frequentemente imprevisível devido a fatores como transbordos e riscos de perda de carga, destaca a importância de um monitoramento constante.
No contexto brasileiro, com sua notória complexidade aduaneira, essa necessidade é ainda mais acentuada. Portanto, contar com um sistema especializado que ofereça tracking automatizado das cargas é essencial. Esse tipo de sistema não só proporciona visibilidade em tempo real da movimentação das mercadorias, mas também integra e simplifica os diversos aspectos da logística internacional, garantindo eficiência e reduzindo riscos.
Compliance aduaneiro
O compliance em operações aduaneiras é uma estratégia fundamental para garantir a conformidade com as regras de importação e exportação. Trata-se da implementação de controles rigorosos e políticas bem definidas que asseguram o cumprimento das normas que orientam o trânsito de mercadorias entre países. No contexto brasileiro, com sua vasta gama de regulamentações, a importância desse compliance é amplificada.
Além disso, temos o compliance tributário/fiscal, que se concentra na prevenção de riscos ligados ao descumprimento das leis fiscais e tributárias. Mesmo que possa parecer um aspecto distinto, ele está intrinsecamente ligado a outras áreas, como o compliance trabalhista, formando um conjunto de práticas que asseguram a integridade corporativa. Ambas as áreas tratam das obrigações tributárias das empresas, garantindo sua operação dentro da legalidade.
Uma cultura de compliance aduaneiro e tributário/fiscal bem estruturada protege as empresas no comércio exterior, reduzindo riscos associados a obrigações fiscais e prevenindo situações adversas ao interagir com entidades governamentais.
Nesse cenário, a utilização de um sistema especializado em comércio exterior é essencial. Ele visa garantir que todas as funcionalidades estejam alinhadas com as legislações e regulamentos em vigor, atualizando-se conforme necessário. O resultado é uma operação de comércio exterior mais segura e eficaz para a empresa.
Gestão das etapas do despacho, com o seu despachante usando o seu sistema
Diferente do SAP, contando com um sistema de Comex você consegue ter um controle rígido do despacho aduaneiro.
O módulo Despacho Aduaneiro do GUEPARDO, por exemplo, utiliza informações operacionais da sua empresa para direcionar as atividades aduaneiras, facilitando, assim, os processos burocráticos típicos desta área.
Além disso, quando uma empresa opta pela nossa plataforma de comex, ela consegue disponibilizar o acesso ao despachante e tem o controle total sobre o nível de acesso que ele tem ao sistema.
Seu despachante aduaneiro pode ter acesso apenas a telas específicas do módulo ou, se necessário, ao software de comércio exterior como um todo.
Gestão dos custos e despesas por itens e gestão das variações de preços padrões
A gestão dos custos e despesas em um processo de importação não é tarefa simples e, por isso, a necessidade de um sistema especializado se torna evidente. As variáveis que impactam o custo final de uma importação são inúmeras, desde taxas e alíquotas até impostos, seguros e termos de entrega, como os inconterms. O importador também precisa estar atento a aspectos como benefícios fiscais, que podem influenciar diretamente no custo-benefício da operação.
Mesmo em situações onde a empresa realiza importações padronizadas, os custos podem oscilar. Fatores como a variação cambial ou multas específicas, como o demurrage, podem influenciar o valor final.
Nossa plataforma surge como uma solução integrada ao SAP para gerenciar essas nuances. Ao cadastrar o processo no GUEPARDO, o usuário tem uma visão clara de todos os custos associados à importação na tela “despesas do processo”. E mais, essas despesas são sincronizadas com o SAP, assegurando que o departamento financeiro tenha todas as informações necessárias para gerir os custos da operação.
Uma funcionalidade adicional da nossa solução é a capacidade de simular uma operação. Isso permite ao importador ter uma estimativa dos custos antes mesmo de iniciar o processo de importação, trazendo mais segurança e previsibilidade para a tomada de decisões.
Registro PUComex
O PUCOMEX, também conhecido como Siscomex, é uma ferramenta crucial para quem atua no comércio exterior. Ele é o portal onde são gerados documentos indispensáveis para o embarque e a liberação de cargas no processo de despacho aduaneiro.
Para lidar com essa complexidade, sistemas especializados em comércio exterior, que vão além das capacidades do SAP, são essenciais. Eles proporcionam uma integração completa com o Siscomex Importação, utilizando tecnologias avançadas, como robôs, que simplificam e agilizam as importações, tornando-as praticamente conferenciais.
Essa integração abrange a automação de diversos documentos e processos, como:
- Importação de LI (Licenciamento de Importação), DI (Declaração de Importação), DA, DSI (Declaração Simplificada de Importação), LIDSI, DU-e, RE, DDE, entre outros;
- Monitoramento contínuo dos processos, com notificações frequentes sobre seu progresso;
- Gestão do lead time de despacho;
- Integração com o Módulo CCT do Siscomex.
Além disso, com a introdução do Catálogo de Produtos DUIMP no Portal Siscomex, as empresas de comércio exterior precisam se adaptar. Este catálogo visa padronizar e aprimorar a descrição dos produtos importados para o Brasil.
Diante disso, não é suficiente apenas ter um sistema; é fundamental que ele seja especializado em comércio exterior e se adapte a essas mudanças.
A razão disso é clara: o setor possui particularidades que sistemas genéricos não conseguem atender adequadamente.
Cálculo da nota fiscal de entrada com os custos e rateios por itens
Emitir a Nota Fiscal de Entrada corretamente é super importante. Para isso, a empresa precisa ter todos os detalhes da importação. Antes de tudo, os setores jurídico, contábil e fiscal da empresa precisam aprovar essas informações. Isso inclui decidir como serão distribuídos os custos e despesas nos itens da nota.
Muitas empresas que utilizam o ERP SAP, ainda fazem esse processo a mão. Elas transferem os dados da Declaração de Importação (DI) para o Excel, somam as despesas e fazem os cálculos item por item. Depois, colocam tudo manualmente em um programa de comércio exterior. Esse jeito é passível de erros.
Usando um programa especializado, como o GUEPARDO, tudo fica mais fácil. Ele cuida da DI, sabe quando emitir a nota fiscal e já faz todos os cálculos. E ainda tem a opção de emitir a nota fiscal com um clique ou automaticamente quando a CI for liberada. Isso economiza tempo, evita erros e garante que tudo esteja certo, principalmente quando se lida com diferentes produtos e regras de ICMS em cada estado.
Em resumo, um software voltado para o comércio exterior não só otimiza o tempo e minimiza erros, mas também amplia a conformidade e segurança para empresas que emitem notas fiscais de produtos importados.
Não há dúvidas que o SAP é uma ferramenta tecnológica eficaz para a gestão de diversas funções empresariais, mas quando se trata de comércio exterior, suas limitações tornam-se evidentes. A complexidade das regulamentações locais e a dinâmica das operações internacionais exigem uma solução mais especializada.
Sendo assim, integrando o GUEPARDO Global Trade ao SAP as empresas garantem não apenas conformidade com as normativas, mas também otimizam a gestão de suas operações internacionais de ponta a ponta.
Em suma, para uma atuação eficaz e competitiva no mercado global, a combinação de SAP + GUEPARDO é a chave!
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