Negociações entre países são mais complexas do que as locais. Ao lidarmos com parceiros internacionais, é vital atentar para cada detalhe. É aqui que entra o PO Management, ou gestão de pedido de compra.
A correta administração dos pedidos de compra é essencial em negócios internacionais. Ela assegura que o que sua mercadoria de outro país seja importada ou exportada conforme o pedido e da forma mais eficaz.
Quando tratamos de envio e recebimento de produtos em um cenário global, os cuidados precisam ser dobrados. As transações que cruzam fronteiras exigem uma atenção a mais, já que até mesmo as operações dentro do nosso próprio mercado requerem vigilância contínua.
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Por que controlar o PO Management?
Negociações internacionais trazem consigo desafios adicionais devido aos custos e à burocracia de devolver ou trocar produtos. Erros ou enganos na entrega de produtos podem resultar não apenas em perdas financeiras, mas também em danos à reputação da empresa e possíveis complicações legais. Inclusive, pode ser que a falta de um item afete toda uma linha de produção.
Além disso, trazer produtos para o Brasil não é uma tarefa simples. Há etapas como o desembaraço aduaneiro e a necessidade de vários documentos (que devem ser emitidos corretamente). Entre eles, temos a LI (Licença de Importação), LPCO (Licença Prévia de Importação), DI (Declaração de Importação), o Catálogo do Produto e a DUIMP – que algumas empresas já começaram a usar.
Como a tecnologia ajuda no PO management?
A tecnologia desempenha um papel crucial no aprimoramento do PO Management, especialmente para quem atua no comércio exterior.
Talvez você esteja pensando: será que meu ERP tradicional consegue dar conta da gestão de um pedido de compra internacional? Na verdade, não! Os sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) tradicionais geralmente não são feitos para lidar com as peculiaridades das compras internacionais. Por isso, é importante ter uma ferramenta específica para o comércio exterior junto ao seu ERP.
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Com essa ferramenta, você pode incluir no pedido de compra informações importantes sobre importação ou exportação. Informações como: taxas da alfândega, códigos dos produtos, tempo de entrega, custo do transporte, regras de importação/exportação, situação das licenças, valor do dólar, acompanhamento da mercadoria em tempo real e mais. Isso faz todo o processo ser mais eficaz.
Softwares voltados para o comércio exterior tornam muitas partes do processo mais fáceis e rápidas. Por exemplo:
- Follow up – com o software, você pode controlar coisas como tipo de produto, de onde vem e para onde vai, o free time e forma de pagamento. Ele também confirma quando o pedido foi enviado e recebido, e prevê quando o produto estará disponível, quando será enviado e quando chegará;
- Gestão de pedidos parciais – a tecnologia permite um controle mais preciso de pedidos parciais, embarques imparciais e quebras de pedido. Isso inclui o monitoramento da quantidade desejada, quantidade atendida e o follow-up do restante da mercadoria que será encaminhado;
- Rastreabilidade e gestão de embarques – o software liga o pedido de compra ao transporte, mostrando quem está levando o produto. Ele também controla informações importantes e documentos necessários para importar;
- Transparência e conformidade – a tecnologia mostra quanto tempo cada parte do processo de importação vai levar. Além disso, ajuda a acompanhar onde a carga está, e quando ela chegará;
Para empresas com o selo OEA, que é um certificado especial, ser transparente é muito importante. A tecnologia ajuda mostrando cada passo, quem está fazendo o quê e registrando todas as datas importantes.
- Estimativa de custos – o software pode prever quanto vai custar todo o processo de importação antes mesmo de ele começar. Isso ajuda na hora de organizar as finanças e saber quanto dinheiro será necessário.
Resumindo, quando usamos tecnologia no PO Management, quem importa consegue trabalhar de forma mais organizada e clara, algo que seria difícil fazer à mão.
E como o PO Management é executado na plataforma Conexos Cloud?
O Conexos Cloud é uma plataforma de gerenciamento voltada para o comércio internacional. A partir do Módulo de Compras da nossa solução, você pode visualizar, gerenciar e detalhar todos os seus pedidos de compra internacionais. Ele permite inserir informações cruciais, como país de origem e destino, e diferenciar entre as quantidades solicitadas e atendidas, o que é essencial para pedidos parciais.
Com uma funcionalidade de adiantamentos integrada, os usuários podem fazer pagamentos antecipados diretamente na plataforma, que, por sua vez, atualiza automaticamente os detalhes cambiais e contratuais. A plataforma também facilita a vinculação de instrumentos financeiros, como REDD e FINIMP, diretamente aos pedidos e documentos relevantes.
Uma característica distintiva é o gerenciamento de atendimentos, que oferece flexibilidade ao atualizar quantidades atendidas para embarques específicos. O painel de gerenciamento centralizado proporciona uma visão abrangente de todos os pedidos, incluindo detalhes como fornecedor, status e valor.
No Módulo de Comércio Exterior, os usuários podem ter uma visão panorâmica de processos em andamento, com detalhes que variam desde o código do processo até valores específicos como o FOB. Além disso, a integração com o Siscomex é uma grande vantagem, com robôs monitorando e atualizando a plataforma com as informações mais recentes em tempo real.
A documentação, um aspecto crítico do comércio internacional, é tratada com eficiência pelo Módulo GED, centralizando e simplificando a recuperação e revisão de todos os documentos relevantes para um pedido de compra.
Diante dessa complexidade, somente uma plataforma especializada e completa tem o potencial para oferecer o gerenciamento necessário, garantindo que todos os aspectos do PO Management sejam manejados com eficácia e eficiência.
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