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Neste artigo, trataremos da importância de a NF de exportação ser emitida corretamente, os principais erros cometidos no momento da emissão e algumas sugestões de como evitá-los.

Ter um documento oficial para registro das vendas realizadas não é somente uma ação de melhores práticas, mas uma necessidade contábil.

Sem a Nota Fiscal não seria possível formalizar as entradas e saídas de uma empresa, simplesmente porque não haveria registro formal de suas movimentações.

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NFs de venda e de compra são extremamente necessárias para a correta contabilização de receitas e de impostos que servirão como base para organização, contabilidade e gestão das finanças.

Sem mencionar que o ato de não emitir Notas Fiscais ou emiti-las em número menor que o total de fato vendido é classificado como sonegação fiscal e, provavelmente, acarretará penalidades devido ao descumprimento das leis em vigor.

Por que é importante emitir a NF de exportação corretamente?

Além de cumprir uma obrigação fiscal, emitir corretamente uma NF de exportação permitirá ao emitente garantir que sua venda seja honrada conforme o acordado, e que o bem ou serviço vendido seja devidamente entregue sem que haja bloqueio ou atrasos no processo.

Ser coerente com as NFs proporciona lucros reais, já que corrigir uma NF ou até ter de cancelá-la é sempre um processo oneroso.

É importante tomar ações de controle e gestão para evitar ocorrências desse tipo e sempre privar pela acuracidade dos dados inseridos na nota fiscal.

Quais os erros mais comuns no preenchimento da NF de Exportação?

Dois dos principais erros no momento da emissão de uma NF de exportação são problemas na descrição do bem ou serviço e as unidades de medida diferentes entre volume comercializado e o tributável.

A descrição dos produtos é fundamental e, evidentemente, deve refletir com precisão o que está sendo transacionado. É claro que alguns produtos usam o nome comercial ao invés do técnico, porém, desde que esse seja devidamente reconhecido, não há problema.

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É igualmente importante que a respectiva NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) esteja correta conforme a descriminação do item.

A quantidade comercializada e a tributada devem ter a mesma unidade de medida.

É essencial que a tabela NCM seja consultada e que a inserção dessa unidade de medida esteja de acordo com ela.

Quer saber mais sobre o que é a NCM no Comércio Exterior? Leia um artigo completo aqui!

Em exportações a Nota Fiscal é essencial, tanto que a DU-E (Declaração Única de Exportação) utiliza os dados da NF de exportação de forma automática desde 2018. Dessa forma, utilizar informações equivocadas na Nota Fiscal impactará em erros no processo de exportação que, provavelmente, gerarão multas e atrasos.

Dicas para preencher corretamente a NF de Exportação

Pode parecer uma orientação simples e básica, mas ter total conhecimento sobre o que é o item vendido, qual é sua classificação contábil e quais são os imposto inerentes, ajudará muito e evitará dissabores e retrabalhos com a correção da NF de exportação ou emissão de NF complementar.

De fato, isso é o mínimo esperado para que uma empresa possa ter um bom andamento na venda de seu bem ou serviço. Porém, erros em dados básicos são comuns porque o emissor não possui real conhecimento sobre o que está sendo vendido ao emitir uma NF de exportação.

Obviamente a tecnologia pode ajudar, sobretudo com a automação.

nf de exportação

Utilizar arquivos que possibilitam a certificação digital – que é necessária para formalizar que uma empresa realmente emitiu uma NF-e e trazer validade jurídica a ela – como o arquivo A1 que pode ser instalado em um computador ou no emissor NF-e, pode diminuir consideravelmente os erros no processo de emissão de Notas Fiscais. 

Há também o certificado A3, que é físico (pen-drive ou token) e, evidentemente, precisa estar conectado ao computador para validar o processo de emissão da NF-e.

Atente para os principais campos da NF de exportação

Em síntese, a NF de exportação em sua totalidade é muito importante e a falta dela pode acarretar ônus e penalidades severas. Nesse sentido, alguns campos são essenciais, por exemplo:

Identificação do emitente

Aqui, o emissor é o exportador. Dados como CNPJ, razão social, inscrição estadual e municipal e endereço completo são básicos.

Informações do cliente

Refere-se aos dados do importador (destinatário). É fundamental inserir corretamente o país e o respectivo código, pois esse é um dos campos que são transcritos automaticamente para a DU-E.

Dados dos bens ou serviços

São dados extremamente importantes. Esse é um dos principais campos e um erro aqui pode levar desde uma alíquota maior de imposto a ser paga até o bloqueio do processo de exportação por incoerência de informações.

Essa também é uma informação em que o preenchimento para a DU-E é realizado automaticamente.

Campos essenciais como os abaixo devem ser inseridos com total atenção na Nota Fiscal de exportação e sem nenhuma dúvida quanto suas respectivas funções:

  • NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul): é um código de oito dígitos e aponta para qual classificação está destinado o material em questão e atribui ou isenta alíquotas de imposto;
  • Alíquota: será base do valor que será cobrado como imposto no processo como PIS/COFINS (Programa de Integração Social / Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social), ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), ISS (Imposto Sobre Serviços) etc.;
  • Quantidade: é fundamental que reflita exatamente a mesma da carga porque, do contrário, certamente acarretará penalidades pesadas ao emissor;
  • Peso: peso total da mercadoria, normalmente informado em kg (quilos);
  • CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações): é um código de quatro dígitos que identifica o tipo de operação como de entrada ou saída.

É preciso ter em mente que a Nota Fiscal é um documento formal que registra uma negociação e declara um acordo entre duas partes. Pode haver um contrato para isso, mas o que mostrará que esse contrato foi consumido em sua plenitude é a NF. Portanto, dar a devida atenção à sua emissão significa honrar o contrato antes firmado.

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